Cele audytu

W sposób bardziej ogólny definiuje audyt norma ISO 19011: „systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z audytu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu”. Przez kryteria audytu rozumieć należy polityki, procedury lub wymagania stanowiące odniesienie do audytu. Natomiast dowód z audytu to stwierdzenie faktu, zapis lub inna informacja, która jest możliwa do zweryfikowania i istotna z punktu widzenia kryteriów audytu [ISO 19011 2002, s.7].

Warto zaznaczyć, że definicje te nie ograniczają narzędzia audytu do obszaru jakości, lecz traktują go jako uniwersalne narzędzie do monitorowania i kontroli organizacji.

Takie zdefiniowanie narzędzia audytu, stawia przed nim szereg celów. Należą do nich:

• weryfikacja spełnienia wymagań stawianych przez przepisy i normy systemowi zarządzania,
• ocena stopnia identyfikacji oraz spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów,
• oszacowanie ryzyka dla organizacji wynikającego z niespełnienia wymagań lub niewłaściwej ich realizacji,
• badanie skuteczności, a także efektywności organizacji,
• wykrywanie marnotrawstwa i zbędnych kosztów,
• identyfikacja błędów i przekazywanie informacji o nich właściwym jednostkom,
• komunikacja pomiędzy pracownikami liniowymi a zarządem organizacji,
• ocena dostawców,
• wykazanie możliwości doskonalenia.

Podstawowym celem audytu systemu zarządzania jakością jest wykazanie zgodności z odpowiednimi normami, przepisami wewnętrznymi oraz wymaganiami prawnymi. Na tym opierają się zasady prowadzenia audytów przedstawione w normie ISO 9001 oraz ISO 19011. Audytor porównuje ze sobą trzy elementy: wymagania norm i przepisów, dokumentację organizacji oraz stan istniejący stwierdzony w trakcie badania. Na tej podstawie orzeka o zgodności systemu lub wskazuje niezgodności, które wymagają poprawy.

Cel ten był obecny w normach ISO serii 9000 już od pierwszej ich wersji. Dopiero wydanie z roku 2000 wprowadziło istotne zmiany, które miały zwiększyć skuteczność prowadzonych audytów i spowodowały wskazanie nowych celów.

Audytor powinien w trakcie badania zwrócić uwagę na potrzeby i oczekiwania klientów. W dotychczasowej formie badania, system mógł być uznany za zgodny i certyfikowany mimo braku troski organizacji o klienta. Obecnie identyfikacja i realizacja wymagań odbiorców są traktowane jako kluczowe obszary systemu.

Niespełnienie wymagań, nawet jeśli nie powoduje istotnej niezgodności, może spowodować zwiększenie ryzyka poniesienia porażki w podejmowanych przez organizację przedsięwzięciach. W raporcie z audytu znaleźć się powinna ocena wpływu błędów w systemie na wzrost niepewności działania organizacji.

W nowym ujęciu za niezgodność uważać można nie tylko niespełnienie wymagań, ale także wszelkiego rodzaju marnotrawstwo. Wykonywanie powierzonych zadań w sposób nieskuteczny, wielokrotne poprawianie braków, konieczność prowadzenia drobiazgowej kontroli odbiorczej, prowadzenie nadmiernego nadzoru nad pracownikami, wydłużone obiegi dokumentów i inne przejawy ponoszenia nieuzasadnionych kosztów powinny być raportowane przez audytorów. W organizacjach doskonalących swój system zarządzania jakością w kierunku zaleceń normy ISO 9004 dodatkowo audytorzy mają obowiązek monitorowania kosztów jakości oraz badania efektywności organizacji i poszczególnych jej procesów.