Jakość w klasycznych metodykach zarządzania projektami

Klasyczne metodyki zarządzania projektami zakładają całościową realizację dobrze zdefiniowanego przedsięwzięcia. Oznacza to występowanie rozbudowanej fazy planowania na początku projektu, po której następuje opracowanie produktów oraz ich przekazanie klientowi. Określenie kompletnych wymagań klienta jest zatem istotne na samym początku.

Natomiast w trakcie realizacji wszelkie ich zmiany powodują znaczące utrudnienia. Znajduje to odzwierciedlenie w sposobie zarządzania jakością. Pośród klasycznych metodyk zarządzania projektami, do najbardziej popularnych zaliczyć można PRINCE2 oraz PMBoK.

Projects IN Controlled Environments, wersja 2

Metodyka Projects IN Controlled Environments została opracowana w Wielkiej Brytanii na podstawie wcześniejszej metodyki Project Resource Organization Management Planning Techniques (PROMPT). Jej pierwotnym zastosowaniem były projekty informatyczne, jednak szybko została zaadoptowana także do zarządzania innymi przedsięwzięciami. Wersja druga tej metodyki została opublikowana w 1996 r. Aktualnie obowiązuje nowelizacja z 2009 r.

PRINCE2 wyróżnia 7 głównych tematów, będących odpowiednikami obszarów wiedzy, do których należą: uzasadnienie biznesowe, organizacja, jakość, plany, ryzyko, zmiana, postępy. Metodyka ujmuje problematykę jakości zarówno z punktu widzenia produktu, jak i zarządzania. Przy tym ten drugi punkt widzenia jest traktowany jako zastany, tzn. przyjmuje się, że każda organizacja posiada system zarządzania jakością, który może być lepiej lub gorzej dostosowany do potrzeb zarządzania projektami. W odniesieniu do produktu, PRINCE2 proponuje planowanie oraz sterowanie jakością [F. Turley 2010, s. 56].

Planowanie jakości odbywa się przede wszystkim w fazie rozpoczynania projektu oraz inicjacji, a jego rezultatem jest rejestr jakości opisujący sposoby i terminy oceny jakości poszczególnych części produktu projektu (rys. 1). Źródłem informacji są wymagania klienta obejmujące sformalizowane oczekiwania, kryteria akceptacji oraz opis produktu. Ponadto bazując na systemie zarządzania jakością organizacji określane są zasady, procesy i metody, które będą wykorzystywane w projekcie (strategia zarządzania jakością).

W ramach sterowania jakością dokonywana jest ocena postępów projektu w odniesieniu do jakości. Punktem wyjścia jest rejestr jakości, który stanowi na tym etapie katalog elementów wymagających sprawdzenia. Dla każdego z nich przeprowadzane są odpowiednie testy, zgodnie z przyjętą strategią zarządzania jakością. Ich rezultaty są rejestrowane. W przypadku stwierdzenia zgodności z wymaganiami, badane elementy są przekazywane do akceptacji przez klienta. Schemat sterowania jakością w PRINCE2 prezentuje rys. 2. Sterowanie jakością odbywa się przez cały okres realizacji, natomiast akceptacja przez klienta może mieć miejsce w trakcie lub pod koniec projektu.

Metodyka PRINCE2 nie definiuje własnych metod zarządzania jakością, natomiast bazuje na tych stosowanych w organizacji. Takie podejście pozwala uniknąć konfliktu z wymaganiami standardów zarządzania jakością. Jednak równocześnie powoduje, że mogą być wykorzystywane metody wykazujące niską skuteczność w obszarze zarządzania projektami.

Project Management Body of Knowledge

Metodyka Project Management Body of Knowledge (PMBoK) jest rezultatem kilku dekad doświadczeń Project Management Institute. Jej pierwsze wydanie miało miejsce w 1996 r., natomiast obecnie obowiązuje piąta wersja z 2013 r. Kolejna aktualizacja jest przewidywana pod koniec 2017 r. PMBoK definiuje 10 kluczowych obszarów, do których należą: zarządzanie integracją, zakresem, czasem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zleceniami oraz interesariuszami [A guide… 2013, s. 67 i nast.].

Omawiana metodyka w odniesieniu do zarządzania jakością wskazuje na trzy procesy: planowanie, zapewnienie i sterowanie jakością, które pozostają we wzajemnej zależności (rys. 3). Należy także zwrócić uwagę na powiązania z innymi obszarami. Przykładowo zwiększona pracochłonność w celu dotrzymania terminów może prowadzić do obniżenia jakości spowodowanego przeciążeniem pracowników lub pominięciem czynności kontrolnych.

Metodyka PMBoK proponuje zastosowanie konkretnych metod w odniesieniu do poszczególnych procesów. W przypadku planowania jakości proponowane są: analiza kosztów i korzyści, koszty jakości, karty kontrolne, benchmarking, projektowanie eksperymentów, próbkowanie statystyczne, wykresy przepływu, six sigma, quality function deployment, CMMI, failure mode and effects analysis, burza mózgów, diagramy relacji, analiza pola sił, analizy macierzowe. Zapewnienie jakości obejmuje: planowanie jakości, audyt i analizę procesów. Natomiast dla sterowania jakością wskazano: diagram przyczynowo-skutkowy, karty kontrolne, wykresy przepływu, histogram, wykres Pareto, diagramy rozproszenia, próbkowanie statystyczne i inspekcję. Metodyka bazuje zatem na dobrze znanych i sprawdzonych metodach z obszaru zarządzania jakością. Jednocześnie jednak proponowana lista metod i technik wykracza poza każdą, pojedynczo analizowaną metodologię zarządzania jakością. Dlatego organizacja stosująca metodykę PMBoK, nawet jeśli posiada system zarządzania jakością jest zachęcana do rozwijania stosowanych narzędzi w celu lepszego dopasowania do potrzeb zarządzania projektami.

Porównując omawiane metodyki klasyczne należy zauważyć, że PRINCE2 opisuje głównie wymagania formalne, dokumentacyjne, podczas gdy PMBoK orientuje się przede wszystkim na praktyczne aspekty zarządzania jakością w projekcie. Skuteczne zarządzanie jakością w przypadku pierwszej metodyki wymaga wdrożenia dodatkowych rozwiązań organizacyjnych (np. systemu bazującego na ISO 9001), podczas gdy w drugim przypadku możliwe jest bazowanie wyłącznie na metodach proponowanych w metodyce.

Tekst jest fragmentem rozdziału Zarządzanie jakością w metodykach zarządzanai projektami, opublikowanego w: Jakość w społeczeństwie sieciowym, pod red. E. Skrzypek, UMCS, Lublin 2016, s. 145-154, ISBN 978-83-62785-16-2.

Bibliografia

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Fifth Edition, PMI, Newtown Square 2013
• Turley F., The PRINCE2 Training Manual, MgmtPlaza, 2010
• Wawak S., Zarządzanie jakością w metodykach zarządzanai projektami, [w:] Jakość w społeczeństwie sieciowym, pod red. E. Skrzypek, UMCS, Lublin 2016, s. 145-154, ISBN 978-83-62785-16-2

Zdjęcie: David Mulder, Flickr.com, CC