20 błędów organizatorów konferencji naukowych

Typowe błędy podzieliłem na cztery kategorie: błędy komunikacji, organizowania, realizacji i planowania. Kwalifikacja do poszczególnych grup ma charakter porządkowy. Niektóre błędy mogą pasować do kilku grup. Kolejność poszczególnych błędów też nie ma istotnego znaczenia.

Każdy błąd jest ważny i wpływa negatywnie na odbiór konferencji. Wiele z tych błędów sami popełniliśmy przygotowując 9 dotychczasowych konferencji. Masz więc szansę uczyć się na błędach innych. Zobacz także czy konferencje naukowe są skazane na wymarcie?

Błędy komunikacji

1. Niewłaściwa informacja
Oczekujemy, że informacja znajdzie nas, a nie my informację. Wszystkie ważne informacje muszą dotrzeć do uczestników na czas. Jednocześnie niedopuszczalne jest zarzucanie mailami czy spamowanie. Zwykle wystarczą: informacja o konferencji (call for papers), program ramowy konferencji, program szczegółowy. Dokumenty te powinny zawierać wszystkie istotne informacje jak: temat, cel, miejsce i czas, kontakt do organizatorów.

2. Niewłaściwa polityka odpowiedzi
Na mail odpowiada się w ciągu maks. 24h. Dotyczy również: sobót, niedziel, świąt i wakacji. Odpowiedź powinna być zwięzła, merytoryczna, a jeśli negatywna to z uzasadnieniem. Wszystkie ogólne pytania zadawane przez uczestników są sygnałem niewłaściwej polityki informacyjnej. Nie znaleźli tych informacji tam, gdzie je opublikowaliśmy. Należy natychmiast ustalić dlaczego tak się stało, usunąć problem i doprowadzić do skutecznego przekazania informacji uczestnikom.

3. Spam
Regularnie otrzymuję zaproszenia na konferencje medyczne, inżynierskie, finansowe i inne. Może nawet pomyślałbym, że tak doceniają moją wiedzę. Ale nie, po prostu nie chciało im się stworzyć listy osób zainteresowanych. Łatwiej wysłać wszystkim. Przygotowując konferencję każdorazowo przeglądamy strony uczelni w poszukiwaniu aktualnych maili pracowników katedr potencjalnie zainteresowanych. Tylko oni otrzymują zaproszenia.

4. Lekceważenie tradycyjnych form kontaktu
Nie należy lekceważyć drukowanych i przesyłanych tradycyjną pocztą zaproszeń. One nie trafiają do spamu. Choć czasem trafiają do kosza. Dobrą formą jest także rozdawanie informacji w trakcie innych konferencji. Materiały drukowane muszą być wysokiej jakości i łatwe do przechowania. Zapomnij o 2-3 kartkach, zapomnij o papierowym formularzu zgłoszeniowym. Dzwoń do ludzi, zapraszaj, mów dlaczego są dla Ciebie ważni.

5. Lekceważenie internetu
Strona internetowa konferencji, strona zgłoszeniowa, moduł do przesyłania referatów, być może strona na Facebooku lub informacja w profilu LinkedIn, dobra optymalizacja strony pod kątem wyszukiwania. To dziś konieczność.

Błędy organizacji

6. Publikacja po konferencji
Sama publikacja po konferencji nie jest problemem, choć zniechęca uczestników darzących organizatorów mniejszym zaufaniem. Jednak całkowity brak materiałów przed konferencją eliminuje szanse na dobrą dyskusję. Teksty referatów, a przynajmniej streszczenia powinny być dostępne dla uczestników jeszcze przed rozpoczęciem konferencji.

7. Prezentacja ważniejsza od dyskusji
Jeśli masz zbyt mało czasu, to skracaj prezentacje, a nie dyskusję. Czas odchudzić prezentacje konferencyjne. Przez 10 minut da się przekazać wszystkie ważne informacje (15 minut będzie potrzebne dla prezentacji w języku obcym). Wszystko ponad to nie wnosi wartości. Tylko usypia.

8. Prezentują wybrani
Konferencja, na której prezentują tylko wybrańcy staje się wycieczką, a nie spotkaniem naukowym. Prezentacje się przeciągają. Uczestnicy przestają się interesować. Każdy powinien mieć szanse zaprezentowania, a przynajmniej otrzymania pytań i komentarzy. W przypadku dużej liczby uczestników można organizować sesje równoległe.

9. Brak dbałości o szczegóły
Drobiazgi tworzą ogólny obraz. Może się zdarzyć, że jeden element jest niższej jakości. Jednak im więcej ich jest, tym gorzej będzie oceniona konferencja. Długopis, papier, program konferencji, streszczenia referatów - niewiele potrzeba, niewiele to kosztuje. Prezenty są zbędne, choć bywają miłe (o ile dobrze przemyślane). Długopis firmowy, a nawet papier firmowy konferencji to naprawdę niewielki koszt. Z programu i streszczeń uczestnicy będą korzystać od pierwszego do ostatniego dnia konferencji. Muszą być dobre i trwałe.

10. Mylenie tytułów i stopni naukowych
Pomijanie lub mylenie stopni naukowych jest współczesną formą obrażania człowieka - napisał Umberto Eco. Profesor (prof.) to jest w liceum. Na uczelni wyższej może być: prof. dr hab., prof. dr, prof dr hab. inż., prof. UEK dr hab. itp. Szczególnie ważne jest sprawdzenie stopni i tytułów tuż przed konferencją w przypadku osób, o których wiemy, że przygotowują prace awansowe. Sam nie przywiązuję uwagi do własnych "literek przed nazwiskiem", ale dla wielu osób jest to bardzo ważne. I trzeba to szanować.

Błędy realizacji

11. Zagraniczni (kluczowi) goście puszczeni samopas
Ważni zagraniczni goście powinni być pod stałą, czasem dyskretną opieką. Nie można od nich wymagać obecności na polskojęzycznych sesjach. Należy im wtedy zorganizować czas. Jednocześnie trzeba pamiętać, że kontakt z nimi jest ważny dla uczestników konferencji. Nie można ich zatem odgrodzić od uczestników.

12. Konferencja na uczelni
Nie byłem jeszcze na w pełni udanej konferencji, która odbywałaby się na uczelni. Organizatorzy mają zwyczaj ulatniać się na wykłady, konsultacje, kolację do domu, itp. Uczestnicy są zakwaterowani w różnych hotelach i kontakt między nimi ogranicza się do przerw na kawę. Jeśli mogę, to takich konferencji unikam.

13. Posiłki w miejscach nieprzystosowanych
Posiłek to ważny moment w czasie konferencji. Można usiąść w mniejszych grupach i przedyskutować kwestie, które nie zostały dostatecznie naświetlone podczas obrad. Dlatego trzeba zapewnić odpowiednie warunki dla takich rozmów. Lunch na stojąco, siedzenie w ławkach w sali dydaktycznej i podobne półśrodki fatalnie wpływają na ocenę konferencji. Wyjątkiem są oczywiście przerwy kawowe, które zwykle odbywają się na stojąco. I dobrze, bo ileż można siedzieć.

14. Impreza poza miejscem konferencji
Organizatorzy często są kuszeni przewiezieniem uczestników w jakieś ciekawe miejsce na uroczystą kolację. Sam w tą pułapkę wpadłem. Jesteśmy wówczas eksponowani na niepotrzebne ryzyko. Musimy myśleć o pogorszeniu pogody, awarii autobusu, niewystarczających zapasach, różnych potrzebach uczestników odnośnie do godziny powrotu. Mnie zabrakło herbaty, a martwiliśmy się, że braknie innych napojów.

15. Niska jakość usług hotelowych
Zwiedzanie hotelu zaczynam od łazienek. Jakiekolwiek zastrzeżenia odnośnie do łazienek eliminują hotel z mojej listy. To dla wielu osób intymne miejsce, gdzie chcą się czuć dobrze, bezpiecznie, higienicznie. Hotel powinien posiadać nie tylko odpowiednią kategoryzację, ale także zapewniać techniczne możliwości realizacji konferencji - sale, nagłośnienie, miejsce na imprezy. Należy unikać równoczesnej obecności kilku grup zorganizowanych w jednym hotelu - zwykle przekracza to kompetencje personelu hotelowego. Usługa hotelowa powinna bezwzględnie zostać zapewniona przez organizatorów. Jest to bardziej efektywne i tańsze dla uczestników. Jeśli koniecznie chcesz sztucznie obniżyć cenę konferencji, to upewnij się, że w jednym hotelu zmieszczą się wszyscy uczestnicy. Nie pozwól, aby uczestnicy mieszkali w różnych hotelach.

16. Niska jakość wyżywienia
Jest hotel, o którym wiem, że ma małe porcje obiadowe. Podpisując umowę podniosłem o 10% cenę obiadu, ale wymogłem obietnicę, że porcje będą o tyleż większe. Podziałało: uczestnicy byli zadowoleni. Jedzenie musi być smaczne, ale też musi go być dużo. Uczestnictwo w konferencji to konkretny wysiłek dla organizmu. Musi zostać zbilansowany przez odpowiedni posiłek. Coraz częściej uczestnicy mają specjalne ograniczenia żywieniowe. Uwzględnij to w formularzu zgłoszeniowym, a unikniesz wielu problemów. Zachwyć uczestników przerwą kawową. Dobre domowe ciasta wcale nie kosztują dużo więcej od "plastikowych" ciasteczek.

Błędy planowania

17. Zbyt duży zespół
Przez lata organizacji konferencji doszliśmy do optymalnej liczby 3 osób organizujących konferencję (nieraz dla dobrze ponad 100 osób). Dzięki temu do minimum ograniczamy potrzeby komunikacji w zespole, zapewniamy jasną odpowiedzialność za efekty, a nie poszczególne zadania. Wykorzystując narzędzia informatyczne pracy grupowej mamy stały dostęp do kluczowych informacji: listy uczestników, budżetu konferencji, listy publikacji, itp.

18. Konferencja podlegająca pod prawo przetargowe
Zmniejszenie zespołu organizacyjnego było możliwe między innymi dzięki wyeliminowaniu papierologii. Przygotowanie konferencji podlegającej pod przetargi zajmuje dużo więcej czasu. Czas ten jest całkowicie nieproduktywnie zmarnowany. Doskonale wiemy gdzie ma się odbyć konferencja, ale i tak musimy przerzucać się dokumentami. Wiemy gdzie wydamy książkę. Cóż z tego, musimy organizować przetarg albo zapytanie o cenę. Nigdy więcej. Już wolę zrezygnować z organizacji konferencji.

19. Brak świadomości celów uczestników
Wiele konferencji w ostatnich latach padło, bo organizatorzy nie uwzględnili celów uczestników. A te dynamicznie się zmieniają. Organizatorzy nie rozumieją przyczyn sukcesu wcześniejszych konferencji i próbują powtarzać te same wzorce. Świat się jednak zmienia. Zapotrzebowanie na konferencje mija. Cele uczestników zmieniają się.

20. A królestwa, które upadnie już nigdy nie będzie
Jeśli zostaniesz zmuszony do odwołania konferencji, to nigdy nie próbuj jej organizować ponownie rok później. Musisz zrozumieć przyczyny porażki, wymyślić zupełnie nową formułę, oderwać się od przeszłości i najlepiej poczekać kilka lat. Brak pieniędzy nie jest żadnym uzasadnieniem. Przecież na inne konferencje uczestnicy się zgłosili.

Źródło: Unique Hotels, Flickr, CC.

Kategorie