Systemowe podejście do zarządzania

System można zdefiniować jako zestaw powiązanych ze sobą elementów funkcjonujących jako całość. Bardziej szczegółowo określa go K. Perechuda, który wskazuje na system jako wyodrębnioną część rzeczywistości, dla której można określić granice, wejścia oraz wyjścia, procesy wewnętrznego przetwarzania. System powinien spełniać funkcje adaptacyjną, transformacyjną oraz rozwojową [K. Perechuda 1997, s. 24].

Poprzez podejście systemowe norma ISO 9004 rozumie wspólne zarządzanie powiązanymi ze sobą procesami co powinno się przyczynić do zwiększenia skuteczności i efektywności organizacji w osiąganiu celów. W szczególności wymagania w tym zakresie dotyczą: zdefiniowania systemu poprzez procesy i ich cele, uszczegółowienia celów w taki sposób, aby osiągnąć je w sposób efektywny, doskonalenia systemu poprzez badania i monitorowanie, badania dostępności zasobów.

Definiując system zarządzania jakością można stwierdzić, iż jest on podystemem zarządzania organizacją. Do jego głównych zadań należy identyfikacja przyczyn niezgodności w procesach oraz zapobieganie zapobieganie zakłóceniom i błędom w funkcjonowaniu poszczególnych dziedzin działalności. Przez niezgodność można tu rozumieć występowanie stanów odmiennych od zamierzonych (niezgodny wyrób, dokument, decyzja, niezrealizowany cel, itp.). Tak szeroko zdefiniowany system obejmuje zarówno procesy bezpośrednio związane z monitorowaniem i doskonaleniem, jak i mające bezpośredni wpływ na jakość oraz efekty działania organizacji.